Ahjo vei Helsingin paperittomaan päätöksentekoon

Helsingin kaupunki parantaa asianhallintajärjestelmällään tiedonkulkua ja päätöksenteon läpinäkyvyyttä. Kuntalaiset pääsevät osallistumaan päätöksentekoon varhaisemmassa vaiheessa ja päätöksiä valmistelevat tahot ovat paremmin perillä prosessin etenemisestä. Lisäksi kaupunki vähentää paperinkulutusta 40 % vuodessa.

Helsingin kaupunki otti ensimmäisenä kuntana Suomessa käyttöön sähköisen asianhallintajärjestelmän, joka kattaa kaikki toimielimet ja päätöksentekoon osallistuvat virastot.  Ahjon pariin siirtyi kesällä 2011 yhteensä 5000 henkilöä.

”Kun asia tulee vireille, se kirjataan kaupungintalolla sijaitsevassa kirjaamossa. Kirjaamo lähettää asian valmisteluun asianomaiseen virastoon sähköisesti. Valmistelija pyytää järjestelmässä lausuntoja toimielimiltä tai muilta virastoilta. Lausuntokierroksen jälkeen viranhaltija tekee päätöksen tai esittelee asian toimielimen kokouksessa, jossa asia käsitellään sähköisesti, eli myös luottamushenkilöt kirjoittavat muutosesityksensä järjestelmässä. Päätös myös kirjataan järjestelmään, joten prosessista ei synny yhtään paperia”, kuvailee Helsingin kaupungin hallintojohtaja Eila Ratasvuori Ahjo-järjestelmää.

Ratasvuori painottaa, että ekologisuuden ja kustannustehokkuuden lisäksi oleellinen asia on päätöksenteon läpinäkyvyys. Valmisteilla olevien asioiden koko prosessi kaikkine etenemisvaiheineen asian vireille tulosta päätökseen näkyy kaikille valmistelussa mukana oleville tahoille. Myös kuntalaiset ja tiedotusvälineet saavat tiedon valmisteluun tulevista asioista yhdestä paikasta, kaupungintalon kirjaamosta. Järjestelmä mahdollistaa tiedonsaannin sähköisessä muodossa kaupungin asioiden valmistelusta ja tehdyistä päätöksistä.

Eila Ratasvuori

Avoimuus, sujuvuus ja innovatiivisuus

Näin kattava asianhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa katkeamattoman sähköisen prosessin koko päätöksenteon läpi, on ainutlaatuista kuntasektorilla.

”Helsingin kaupunki on panostanut tähän paljon. Kyseessä on mittava, mutta kannattava projekti. Olemme järjestelmään tyytyväisiä. Sehän mullistaa päätöksenteon läpinäkyvyyden. Avoimuus auttaa korruption ehkäisemisessä, ja korruptio on taas suoraan yhteydessä yhteiskunnan tehokkuuteen ja tuottavuuteen”, Ratasvuori mainitsee.

Järjestelmä on herättänyt kiinnostusta Suomen ja naapurimaiden kunnissa. Hallintojohtaja sanoo, että Ahjon asiakirjojen muotoa ja sisältöä on kehuttu. Ne ovat henkilöstön mielestä helppolukuisia ja yksinkertaisia käyttää. Järjestelmä lisää työnteon sujuvuutta, kohdistaa työajan käytön relevantteihin tehtäviin ja mahdollistaa resurssien siirtämisen sinne, missä niitä eniten tarvitaan.

Meillä on tavoitteena saada myös henkilöstösäästöjä. Meidän ei enää tarvitse kuljettaa asiakirjoja luottamushenkilöille tai virastosta toiseen, eikä kirjaamossa tarvita yhtä paljon henkilökuntaa kuin silloin kun kirjaamotoiminta oli hajautettu virastoihin. Järjestelmän myötä teknisen avustavan henkilöstön arvioidaan vähentyvän, kun järjestelmän helppokäyttöisyyttä kehitetään lisää”, Ratasvuori sanoo.

Ekologinen jalanjälki pienenee

Helsinki pyrkii Ahjon avulla säästämään työajan lisäksi ympäristöä. Hallintojohtaja arvioi, että yksin kaupungin hallintokeskuksessa kulutetaan 4 miljoonaan sivua vähemmän paperia vuodessa aiempaan verrattuna. Tämän lisäksi tulevat muiden virastojen ja toimielinten paperisäästöt.

”Meidän ei myöskään tarvitse enää viedä autolla asiakirjoja luottamushenkilöille ennen kokouksia. Kaikki asiakirjat löytyvät järjestelmästä”, Ratasvuori lisää.

Hallintojohtaja korostaa, että kyseessä on ajattelutavan muutos suhtautumisessa tulostamiseen, tietotekniikkaan ja tiedonkulkuun. Helsinki on siirtynyt uuteen aikaan.