Bioenergiaekspertti Vapo siirtyy reagoinnista ennakointiin

Miljoonalle suomalaiselle lämpöä tuottavan­ Vapon muutaman vuoden takainen strateginen suunnanmuutos johti myös uuteen ICT-strategiaan ja määrätietoiseen siirtymään uuteen toiminnanohjausjärjestelmään.

Taustalla strategia ja kansainvälistymisen haasteet

”Halusimme siirtyä reagoinnista ennakointiin, saada omat toimenpiteet hallitusti osaksi operatiivista toimintaa”, varatoimitusjohtaja Asko Dahlbom kertoo.

Uusien IT-ratkaisujen perusta löytyy Vapon tulevaisuudennäkymistä. Keskeisiä lähtökohtia ovat konsernin liiketoiminnan kasvu Itämeren ympäristössä sekä bioenergian jatkuvasti kasvava kysyntä. 

”Tulevaisuudennäkymien ja senhetkisen tilanteen pohjalta teimme yhdessä Tiedon konsulttien kanssa muutamia kehityspolkuhahmotelmia”, Dahlbom kertoo.
Koko toiminnan suunnanmuutos alkoi jo vuonna 2006, jolloin lähdettiin tarkastelemaan konsernin strategiaa, organisoitumista ja kansainvälistymisen haasteita. Matriisiorganisaation rinnalla suunniteltiin ICT-strategiaa, joka palvelisi kannattavaa kasvua ja kehitystä. ”Lähtökohtana oli vuosikymmenten saatossa eri toimialoille syntyneitä järjestelmiä toiminnanohjaukseen, raportointiin ja asiakasrajapinnan hoitoon. Vain talous oli yhteistä, muu on ollut kullekin räätälöityä ja toimialojen omaan määrittelyyn syntynyttä”,  Dahlbom kertoo. 

Perusratkaisu Dynamics 

Vapon uuden toiminnanohjausjärjestelmän perusratkaisun muodostaa Microsoftin Dynamics AX sekä raportointiin käytettävä Cognos. Käytännön ratkaisut ulottuvat ydintoimintojen yhdenmukaistamisesta aina koneiden ja laitteiden kunnossapidon hallintaan saakka. Perusjärjestelmiä täydennetään Vapon omien prosessien vaatimilla sovelluksilla, joissa esimerkiksi sovelletaan paikkatietoa soiden hallintaan ja puun hankintaan.  

Lähes 1800 työntekijän konserni aloitti uuden järjestelmän käyttöönoton 2008 Baltian maissa, Viron tytäryhtiössä. Sieltä edettiin Latviaan sekä laajaan Suomen puutarha- ja ympäristöliiketoimintaan, johon kuuluu muun muassa kasvualustoja ja lannoitteita valmistava Kekkilä. Mittava ja harkiten vaiheistettu projekti viedään loppuun vuonna 2011.

”Dynamics osoittautui meille oikean suuruusluokan valinnaksi. Se soveltuu ensinnäkin riittävän hyvin kaikille liiketoiminnoillemme, mutta ei ole liian raskas kenellekään. Lisäksi järjestelmäosaamista ja toimittajia on hyvin saatavilla tältä maantieteelliseltä alueelta”, Dahlbom toteaa.

Laajan ERP-hankkeen hallintaa helpotettiin jakamalla se pienempiin palasiin, joista jokaisella on omistaja ja ydinhyödyntäjä. Yhdistettynä ne kattavat koko konsernin toiminnan; tuloksena on Dahlbomin mukaan toiminnanohjausjärjestelmän ja yrityksen johtamisjärjestelmän yhdistelmä.

Tulokset

Keskeinen tavoite oli johtamisen läpinäkyvyyden parantaminen. ERP- ja raportointiratkaisujen rinnalla onkin kehitetty prosessien toimivuutta ja johtamisen laatua.

”Lopputulemana on uudelleen oppiminen. Vapolaisia tuetaan käymään prosessit läpi systemaattisesti, liiketoiminta- ja bisneslähtöisesti”, Dahlbom selvittää. 

”Yksi toimittajan valintakriteeri oli, että on pystyttävä toimimaan pitkäjänteisesti meitä tukien ja palvelemaan paikallisesti. Arvioinnissa ei ole hirveästi erehdytty. Vapon projekti­tiimit ovat yhdessä Tiedon projektiorganisaation kanssa löytäneet yhteisen tavan hallita hankkeita ja ottaa käyttöön ratkaisua helpottavia projektinhallintaratkaisuja ja raportointikäytäntöjä, jotka taas ovat auttaneet hallitsemaan ratkaisua. Kyse ei ole pelkästään ICT- ja projektiorganisaation, vaan liiketoiminnan ohjaamisesta uusiin käytäntöihin”, Dahlbom huomauttaa.

Haaste

Lähtökohtana oli vuosikymmenten saatossa eri toimialoille syntyneitä järjestelmiä toiminnanohjaukseen, raportointiin ja asiakasrajapinnan hoitoon. Vain talous oli yhteistä, muu on ollut kullekin räätälöityä ja toimialojen omaan määrittelyyn syntynyttä.

Ratkaisu

Tieto on tarjonnut konsultointi- ja tieto­tekniikkapalveluja alueille, joilla asiakkaan liiketoiminnan ja tarpei­den tuntemus on syvintä. Vapon uuden toiminnanohjausjärjestelmän perusratkaisun muodostaa Microsoftin Dynamics AX sekä raportointiin käytettävä Cognos. Perusjärjestelmiä täydennetään Vapon omien prosessien vaatimilla sovelluksilla, joissa esimerkiksi sovelletaan paikkatietoa soiden hallintaan ja puun hankintaan.

Lisäarvo

Vapon projekti­tiimit ovat yhdessä Tiedon projektiorganisaation kanssa löytäneet yhteisen tavan hallita hankkeita ja ottaa käyttöön ratkaisua helpottavia projektinhallintaratkaisuja ja raportointikäytäntöjä, jotka taas ovat auttaneet hallitsemaan ratkaisua.