Effica Maahanmuutto tekee kotouttamistyön näkyväksi
Tahto tehdä maahanmuuttajien kotouttamistyö näkyväksi, parantaa asiakkaiden tietoturvaa, tehostaa tietojen kirjaamista sekä valtionkorvausten hakemista innostivat Rovaniemen Effica Maahanmuutto -ohjelmiston pilottikaupungiksi. Ratkaisusta on tullut Rovaniemen sosiaalipalvelukeskuksen maahanmuuttajatoimiston keskeinen työkalu.
”Maahanmuuttoratkaisun käyttökokemukset ovat olleet positiivisia. Manuaalisten prosessien vähentyessä aikaa säästyy varsinaisella kotouttamistyölle”, johtava sosiaalityöntekijä Kaisa Salmela ja sosiaalityöntekijä, Effica-vastuukäyttäjä Sirpa Nykänen toteavat.
Effica Maahanmuutto on ratkaisu, jolla kunta voi luoda luotettavan henkilörekisterin maahanmuuttajista. Rovaniemen maahanmuuttajatoimiston asiakkaina on reilut 500 henkilöä, ja pääsääntöisesti kukin asiakkuus kestää kolmen vuoden kotoutumisajan. Vuonna 2010 maahanmuuttajatoimisto vastaanotti 52 kiintiöpakolaista, 64 myönteisen oleskeluluvan saanutta turvapaikanhakijaa ja seitsemän perheenyhdistämisen kautta pakolaisena saapuneen perheenjäsentä.
Ensimmäisen vuoden aikana tavoitteena on, että sosiaalityöntekijä tapaa asiakasta vähintään kerran kuukaudessa. Kotoutumisen edistymistä arvioidaan asiakkaan kanssa vuosittain. Maahanmuuttotoimiston ohjaajat puolestaan huolehtivat käytännön ja arjen tukemisesta.
”Alkuvaiheen ohjaus on intensiivistä, tapaamiset ovat lähes viikoittaisia ja tietoa maahanmuuttajasta kertyy runsaasti. Ohjelmiston ansiosta kotoutumispolku arviointeineen selkiytyy, ja koska polku on hahmottavissa aikajanana, myös kotoutumisen seuranta helpottuu”, Sirpa Nykänen kuvailee.
Yksityiskohtaista ja henkilökohtaista dokumentointia
Aikaisemmin maahanmuuttajia koskevat tiedot kirjattiin Effican toimeentulotukiosioon, joka oli salassapidon näkökulmasta hankalaa. Koko perhettä koskevat tiedot oli mahdollista kirjata vain päämiehen nimissä.
Nyt kaikille perheenjäsenille voidaan luoda oma rekisteri, jolloin arkaluonteisetkin sosiaalisen tuen prosessiin liittyvät tiedot voidaan dokumentoida asianmukaisesti. Asiakkaan toimeentulotukeen liittyvät tiedot ovat toimeentulotukikansiossa ja sosiaalisen tuen prosessiin liittyvät tiedot sekä kotouttamissuunnitelmat ja arvioinnit tallennetaan maahanmuuttajaosioon.
”Tiedot asiakkaista ovat kootusti ja sovitusti yhdessä paikassa eikä asioita tarvitse tarkistella eri papereista. Myös kirjaaminen on selkeästi jämäköitynyt, teksteistä voidaan luoda hyvinkin yksityiskohtaisia ja jatkossa myös tilastojen saatavuus paranee”, Rovaniemen kaupungin hallintosuunnittelija, Effica-pääkäyttäjä Anne-Lea Heikkinen toteaa.
Laskennalliset korvaukset luotettavasti kokoon
Kun ennakkotiedot uudesta maahanmuuttajasta tulevat maahanmuuttotoimistoon, sosiaalityöntekijät aloittavat vastaanoton valmistelun.
”Ensimmäisenä huolehditaan kuntoon asunto huonekaluineen, arjen tarvikkeet sekä koulu-, päivähoito-, sosiaali- ja terveyspalvelut”, Effica-pääkäyttäjä Hannu Oja kuvailee prosessia.
Valtio korvaa kunnalle pakolaisista ja paluumuuttajista aiheutuvia kustannuksia. Laskennallisia korvauksia maksetaan pakolaisista kolmen vuoden ajan siitä, kun henkilö on kirjattu Suomen väestörekisteriin. Effica Maahanmuuttoon kertyvät tiedot ovat kootusti käsiteltävissä valtionkorvausten laskennassa.
”Kun tiedot ovat keskitetyt yhteen järjestelmään, valtionkorvausten hakeminen helpottuu eikä korvauksia jää hakematta”, johtava sosiaalityöntekijä Kaisa Salmela toteaa.
Jatkossa Effica Maahanmuutto -osio tukee myös toimeentulotukien ja erityiskorvausten, kuten terveydenhuoltokulujen, hakemista. Myös erilaisten valtakunnallisten lomakeratkaisujen saatavuutta sekä ratkaisun hakuominaisuuksia kehitetään. Hankintapäätöksen Effica Maahanmuutosta ovat tehneet myös Kotka, Kouvola, Lahti sekä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (EkSote).
Effica Maahanmuutto on Effica Sosiaalipalveluiden osajärjestelmä, jossa kaikki tieto maahanmuuttajasta on yhdessä ja samassa paikassa nopeasti saatavilla.
- Maahanmuuttajien rekisteri, johon voidaan kirjata mm. status ja oleskelulupatiedot
- Laskennallisten korvausten ja kustannusten käsittely seuraaminen ja laskeminen
- Dokumentointiosa, johon voidaan liittää tarvittavat lomakkeet ja dokumentoida tietoja maahanmuuttajasta
Lisätietoja: Mikko Kaidesoja, puh. 040 7781821, sähköposti: mikko.kaidesoja(at)tieto.com
