Läpinäkyvyyttä liiketoimintaprosesseihin

Ovako Imatra Oy Ab halusi trimmata liiketoimintaprosessejaan entistä paremmaksi ja kerätä tietoa visuaaliseksi paketiksi, jota on helppo tulkita. Uutta näkökulmaa on haettu yhdessä Tiedon liiketoimintakonsulttien kanssa.

Ovako Imatra on erikoistunut vaativan auto- ja konepajateollisuuden käyttämien niukkaseosteisten pyörö- ja neliötankojen valmistukseen. Imatralla tehdään yli 300 teräslajia ja tärkein raaka-aine on kierrätetty romu. Tehdas työllistää 650 henkeä ja päämarkkina-alueena on kotimaan lisäksi Skandinavia ja Keski-Eurooppa.

Tavoitteena on Tiedon liiketoimintaprosessipalveluiden avulla saada nopeasti hyvä kokonaiskuva tilaus-toimitusketjun tilanteesta. Päätöksenteko on helppo perustaa mitattuihin faktoihin sekä todennettuun materiaalitilanteeseen toimitusketjussa.

Hajanainen tieto yhteen pakettiin

Ovako Imatran tietohallintopäällikkö Paavo Kaartisen mukaan keskeinen ajatus oli kerätä organisaatiossa hajallaan oleva tieto yhdeksi visuaaliseksi paketiksi, jota kaikkien on helppo tulkita.

"Meillä oli käynnistymässä hanke toiminnanohjausjärjestelmän uudistamiseksi. Samalla haluttiin tarkastella liiketoimintaa laajemmin ja miettiä miten organisaatiosta tulevaa tietoa voisi analysoida päätöksenteon tueksi".

Menneisyyden tarkastelusta tulevan ennakointiin

Suoritusta mittaavat indikaattorit katsovat usein menneeseen, esimerkiksi jo toimitettuihin tilauksiin. Tiedon liiketoimintaprosessin tehokkuuden johtamista parantavassa palvelussa tavoitteena on ennakoida tapahtumia ja auttaa asiakasta tekemään muutoksia ajoissa.

Ovako Imatralla toimituksen mahdollisia ongelmakohtia ei voitu nopeasti ennakoida eri tietojärjestelmistä tulevan tiedon perusteella.

"Asiakkaat kuitenkin arvostavat toimitusvarmuutta ja sitä, että aikataulumuutoksia ennakoidaan hyvissä ajoin. Jotkut kehittämiskohteet ovat olleet tiedossa, mutta kehittämistarpeita tukeva informaatio on ollut vaikeasti raporteista havaittavissa. Tiedon liiketoimintaprosessipalveluiden myötä asiat pystytään visualisoimaan helposti, tieto on yhden tai kahden klikkauksen takana. Ongelmat nousevat keskusteluissa esiin ja kaikki osapuolet näkevät asian samalla tavalla. Se helpottaa päätöksentekoa", kertoo markkinacontroller Kari Puittinen.

Luotettavuus markkinavalttina

Kaartisen mukaan Tieto on ollut kehittämistyössä proaktiivinen ja innovatiivinen sekä nostanut esiin uusia ideoita. Tuotantoprosessin toimivuutta, viiveitä ja puutteita on arvioitu uudella tavalla.

"Omien liiketoimintaprosessien kehittämisellä vahvistetaan yrityksen kilpailukykyä. On tärkeää, että Ovako Imatralla on luotettavan toimittajan brändi, tavara tulee asiakkaalle silloin kun se on luvattu. Pisimmillään tilauksen ja toimituksen välinen aika on useita kuukausia. Asiakkaan muuttuviin tarpeisiin on vastattava joustavasti ilman myöhästymisiä. Kokonaiskapasiteetin hallinta on olennaista", Kaartinen sanoo.

Järjestelmäportaalin tulo on Kaartisesta helpottanut liiketoimintaprosessien analysointia ja kehittämistä.

"Kilpailukyvyn säilyttäminen lähtee siitä, että turha tekeminen karsitaan pois. Se tulee hyvällä suunnittelulla ja ennakoinnilla. Kun kaikki käyttävät samaa dataa, on suunnittelu- ja tilannepalavereissa helpompi nähdä mihin toimenpiteisiin tulee ryhtyä".

Haaste
Ovako Imatra halusi trimmata liiketoimintaprosessejaan entistä paremmaksi, kerätä organisaatiossa hajallaan olevaa tietoa visuaaliseksi paketiksi ja saada nopeasti hyvän yleiskuvan tilaus-toimitusketjusta.

Ratkaisu
Ovako Imatra päätti käyttää Tiedon liiketoimintaprosessipalveluita. Liiketoimintaprosessien kehittämiseen käytettävät mittarit johdetaan suoraan yrityksen strategiasta. Välineenä käytetään Tiedon liiketoimintaprosessien suorituskyvyn konseptia, joka yhdistää strategialähtöisen suorituskyvyn johtamisen, tarvittavan kouluttamis- ja perehdyttämisjakson sekä edellisiä tukevan portaalin. Sen avulla asiakas voi tutkia omia liiketoimintaindikaattoreitaan.

Tulokset
Tiedon liiketoimintaprosessipalveluiden myötä asiat pystytään visualisoimaan helposti. Järjestelmäportaali on helpottanut liiketoimintaprosessien analysointia ja kehittämistä. Ongelmat nousevat keskusteluissa esiin ja kaikki osapuolet näkevät asian samalla tavalla. Tämä on helpottanut päätöksentekoa.

Hankintaketjussa päätöksenteko perustuu mitattuihin faktoihin ja todennettuun materiaalitilanteeseen toimitusketjussa. Tämä auttaa kapasiteetin hallinnassa ja muuttuviin asiakastarpeisiin reagoinnissa.