Miksi viedä HCM-järjestelmä pilveen?

Yrityksissä pohditaan nyt kuumeisesti, miten ne voisivat toteuttaa digitalisaatiota ja jatkuvaa muutosta paremmin palvelevat HCM-järjestelmät. Henkilöstön ja osaamisen hallintaan löytyy yhä parempia työkaluja. HCM pilvitransformaatiota tehdään siksi, että yritykset pystyvät vastaamaan tehokkaammin liiketoimintojen ja digitalisaation tuomaan muutokseen. Kerron tässä blogissa SAP:n palkitsemasta Keskon HCM-pilvijärjestelmähankkeesta ja tarjoan samalla neuvoja HCM-järjestelmien uudistamiseen. 

Hannele Koskenmaki

Hannele Koskenmäki, Lead HCM Consultant, Tieto

Tiedon ammattilaiset olivat mukana Keskon HCM-hankkeessa, joka palkittiin SAP:n merkittävällä laatupalkinnolla pilvi-innovaatioiden kategoriassa Pohjoismaiden parhaana ja EMEA-alueen kolmanneksi parhaana toteutuksena.

SAP SuccessFactors auttaa tunnistamaan osaajat sekä tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää erilaisia palkitsemisen, johtamisen ja kehityksen malleja käytettäväksi koko organisaation laajuisesti. SAP tekee isoa muutosta pilveen kautta linjan, ja panostaa siihen, että mikä tahansa toiminto voidaan tehdä mobiilisti.

Uusia työkaluja henkilöstöjohtamiseen ja ohjaamiseen

HCM-pilvitransformaatio tukee ennen kaikkea yritysten digitalisaatiokehitystä. Keskolla on nyt ensimmäistä kertaa henkilöstöhallinnossa yksi keskitetty käyttöliittymä, joka tarjoaa läpinäkyvyyden HR-prosesseihin sekä kattavan raportoinnin. Työntekijöille voidaan asettaa yhtiön strategiaa tukevia tavoitteita, ja yhtenäisiä toimintatapoja voidaan edistää tehokkaasti. Esimiehet saavat henkilöstöjohtamiseen ja työntekijöiden ohjaamiseen sekä palautteenantoon uusia työkaluja. Työntekijät saavat näkyvyyttä omiin tietoihinsa.

Ratkaisun käyttöä voidaan laajentaa analytiikkaan, sosiaaliseen kommunikointiin sekä päivittäiseen työnohjaukseen ja tavoitteen asetantaan. Raportointia ja mittarointia voidaan kehittää käytön lisääntyessä.

HR-ammattilaisten aikaa siirtyy manuaalisten prosessien hallinnoinnista ja tiedon tallentamisesta henkilöstön ja liiketoimintayksiköiden konsultointiin ja ohjaamiseen.  Rutiinityöt vähenevät ja automaatio lisääntyy. Keskitetty HR-tukipalvelu parantaa palvelua. Keskolla on SAP SuccessFactors -käyttäjiä Suomen lisäksi Ruotsissa, Norjassa, Venäjällä ja Puolassa. Ratkaisu toimii käyttäjille myös paikallisilla kielillä.

Käyttäjien identiteetti sekä henkilöiden käyttöoikeudet eri tietojärjestelmiin, kuten SAP SuccessFactorsiin, varmistetaan identiteetinhallintaan integroidulla AD:lla. Tämä lisää tietoturvaa, ja auttaa suojaamaan sekä käsittelemään henkilödataa GDPR:n velvoitteiden mukaisesti. Työntekijöille voidaan luovuttaa heidän pyytämää historiatietoa.

Miten toteutat liiketoimintaasi tukevan HCM-transformaation? 

Palvelutalon ja asiakkaan välinen yhteistyö muodostuu tällaisessa hankkeessa tiiviiksi, sillä projektin edetessä tarvitaan jatkuvaa hienosäätöä. Vaiheistettu käyttöönotto vaatii joustovaraa puolin ja toisin. Kumpikin osapuoli kantaa riskiä. Kyseessä voi olla teknologiamuutoksen lisäksi valtava prosessimuutos. Tässä muutama neuvo, joita suosittelen noudattamaan: 

  1. Varmista HR:n ja IT:n välinen hyvä yhteistyö. On kyettävä sietämään jatkuvaa muutosta sekä ratkomaan esille nousevia haasteita tiimityönä. Asiakkaan HR:n ja IT:n pitää tehdä saumatonta yhteistyötä. Yllätyksiä tulee aina, mutta pätevä ja yhteen hitsautunut tiimi pääsee yhdessä niiden yli ja löytää ratkaisut kumppaninkin asiantuntijoiden kanssa.  
  2. Valitse teknologia huolella. Varmista, että teknologia istuu kokonaisarkkitehtuuriisi esim. Proof of Conceptilla. Todennäköisesti useampikin järjestelmä pystyy korvaamaan hajautetut ja manuaaliset nykyprosessit, mutta eroavuudet löytyvät tahtotilaa analysoitaessa.
  3. Panosta iteratiiviseen yhteistyömalliin projektin aikana. Helposti muokattava järjestelmä mahdollistaa asiakkaan osallistumisen kehitysvaiheeseen. Kehityskohdat tunnistetaan tehokkaasti, sillä ratkaisua voidaan esitellä myös keskeneräisenä. Perinteisen vesiputousmallin pitkä kehitys ja blueprint-vaiheet ovat HCM-pilviprojekteissa historiaa.
  4. Laita liiketoiminnan ja henkilöstön tarpeet keskiöön. Liiallinen kiirehtiminen ei johda optimaaliseen lopputulokseen eli varaa organisaatiollesi riittävästi aikaa muutoksen toteuttamiseen. Miten uudistus palvelisi optimaalisella tavalla esimiehiä ja henkilöstöä? 
  5. Valitse kumppanisi huolella. Yhteistyön on sujuttava vaikeissakin tilanteissa. Näkeekö kumppanisi liiketoimintasi todelliset tarpeet? Onko kumppanillasi kyvykkyyttä toteuttaa tällaisia hankkeita? Miten yhteistyö sujuisi juuri tämän tiimin kanssa?
  6. Turvaa jatkuva kehitystyö ja tuki projektin jälkeenkin. Vain muutos on pysyvää, ja siksi varmistaisin järjestelmien jatkuvan kehittämisen. Se vaatii dedikoitua henkilöstöä joko omassa organisaatiossa tai ulkopuolisten resurssien avulla. HCM-järjestelmien käyttöikä voi olla hyvinkin pitkä, ja siksi koko elinkaaren kattava tuki on äärimmäisen tärkeää.

Pilvipohjaiset HCM-järjestelmät herättävät valtavaa kiinnostusta ja HR-yksiköiden on oltava näissä hankkeissa kuskin paikalla IT:n sijaan. HCM-pilviprojektiin lähtö vaatii erilaista asennoitumista, ja tiivistä yhdessä tekemisen mallia.

Tiedon asiantuntijoilla on pitkä kokemus sekä monipuolinen osaaminen henkilöstöhallinnon prosesseista, HCM-pilvijärjestelmistä sekä niiden toteuttamisesta. Ohjaamme kehityshanketta oikeaan suuntaan, teemme pitkäjänteistä ja kestävää suunnittelua kunkin asiakkaan liiketoimintatarpeita huomioiden ja tarjoamme tukea koko elinkaaren ajan. Hyödyt ovat mittavia, kuten Keskonkin hanke osoittaa!


Lead HCM Consultant Hannele Koskenmäki toimii Tiedolla Cloud-Born Enterprise Applications -tiimissä, joka on osa Tiedon Business Consulting & Implementation -yksikköä. Hänen vastuualueeseen kuuluvat SAP SuccessFactors ja WalkMe -teknologiaratkaisut. Hannele vastaa mm. pre-sales -toiminnoista, kumppaniyhteistyöstä ja asiakasverkostoitumisesta. Hän toimii myös vastuukonsulttina toimitusprojekteissa ja valintakonsulttina asiakkaiden teknologiakilpailutuksissa.

Tiedon palveluksessa vuodesta 2014 toimineella filosofian maisterilla on yli 20 vuoden kokemus HR-järjestelmistä sekä suoritusjohtamisen prosessien ja henkilöstön kehittämisestä. Palkitussa Keskon HCM Cloud -hankkeessa Hannele on toiminut mm. ratkaisuarkkitehtinä ja yhtenä projektin avainhenkilöistä. Hän on kartuttanut kokemusta ennen Tiedolle siirtymistä mm. Nokialla ja CapGeminillä.

Share

Ota yhteyttä

Hannele Koskenmäki
Lead HCM Consultant
+358405108973
hannele.koskenmaki@tieto.com